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想做秘书?你得痛并快乐着
很多官场小说写的就是秘书工作,比如《二号首长》《市长秘书》《中国式秘书》等等,因此在许多人眼里,秘书是一种即让人熟悉又感到神秘的职业。他们是领导的左膀右臂,是领导与单位上下保持沟通的桥梁,是领导的身边人,无论如何,“秘书”这个词会让许多人有着太多的想象和向往。因为不亲身经历,感受不到个中滋味,难免有些隔靴搔痒。想象归想象,但秘书工作可不是什么人都能干好的。
“嗯,田书记干了四年的秘书,后来服务的领导调到省厅,他就留下了。秘书岗位现在更多的是一种工作上的调动。”
“给领导当秘书是不是含金量很高?”
“这个要你怎么看了,而且很大程度上取决于秘书本身的能力和素质。为什么很多人想当秘书?大部分人想的是走捷径,这无可厚非,但同时也能够开拓眼界,增长能力。秘书工作可不仅仅是跑腿传话,在领导眼里基本没有什么秘书不能干的活儿,日常就需要面临各种各样的工作要求,没有货真价实硬功夫,很难做好这一工作。”
“我一个同学现在在县委办公室干机要秘书,平时听他说话就感觉很厉害的样子,感觉现在走路都带风。跟他一比,我就像机关小白”
“你不要有压力,现在的秘书可不像以前,如今工作多了,分工也更加明确,其实他的角色严格意义上只能算是领导的机要员,主要负责上级来文的接收、送阅、保密工作等,也可能负责单位会议筹备、组织、记录、整理工作。有的机要员可能会列席部分议题的常委会、党委会,掌握了很多一般人员掌握不到的信息。在领导面前服务的次数多了,相比较来说肯定有种领导‘自己人’的感觉,但离真正的秘书还是有一段距离的。”
“这个怎么说呢?”
“一个办公室里可能有好几个人都给领导服务,一方面是增加年轻人的锻炼机会,另一方面也是为了分工,避免把工作都压到一个人身上。就拿我来说,我作为办公室主任,就是负责一把手所有的服务工作,不能天天坐在办公室里。但是写材料需要静下心来,所以这部分想让你接过去、顶上来,这样你也算的上是领导的文字秘书。而且平时的机要工作你也在做,也算是机要秘书,所以你比你的同学更有优势。”
“秘书工作很难吗,我平时都是按部就班,再加上主任的悉心指导,感觉还挺顺手的。”
“这说明你还是做得少,而且不是专职服务领导,所以感到压力小一些,其实做秘书可不是安安稳稳,真的是需要枕戈待旦,兢兢业业。我给你说几条你看看你能够胜任吗?”
一是拿起笔来能写。挑选秘书的一条标准就是看其材料起草能力,只有材料审核过关后才安排进一步考察筛选。为什么呢?因为秘书必须能清楚准确的表达出领导意图,很多材料既需要秘书独立起草,也需审核把关。秘书与领导朝夕相处,对领导的思想是最了解的,材料合不合适,是否符合领导的意图,符合工作的思路?这都是秘书需要做的,这就需要秘书拥有扎实的文字水平。
二是抬起脚来能办。秘书相当于是领导的“左右手”“前后腿”,很多事情必须亲力亲为,不论是具体的小事,还是某些专项事务,领导交代的要第一时间办理,第一时间汇报结果,既要发挥个人主观能动性,也要加强协作沟通,遇到需要领导拍板决定的,更要第一时间向领导请示后再实施,不能自作主张、自行其是、脱离视线,做到能办事、会办事、办成事、不出事。
三是张开嘴来能说。秘书要熟悉年度重点工作、重要节点工作、重点任务承担部门及其主要负责人等等。能说不是能“侃”,而是会安排工作,通过对工作的全局把握,准确理解领导思路,理出工作头绪,知道做什么、怎么做、如何安排,如何沟通。秘书的一项工作就是要梳理汇总领导分管领域的工作,统筹安排、协调和解决分管领域工作事务,动做好沟通衔接、跟踪督办和请示汇报,保证交办任务落到实处、圆满完成。
四是遇事沉着能静。每临大事有静气,作为领导身边的人员,秘书必须要有清醒冷静的头脑,沉稳不惊的素质,遇到一些突发、不可控、应急的工作,都要保持冷静头脑,并在最短时间研判形势、理出头绪、迅速反应,知道该联系哪些部门,采取哪些措施,而不是一味地下命令。这些除了先天因素外,也需要有意识的去培养,人在事上磨,经历多了,经验多了,自然能够从容应对。而且作为领导的身边人,你的行动不仅代表着自己,也会影响到领导,影响到周围的一大批人,所以太外放的性格并不是很合适。
“听主任这么一说,我这差距差的不是一点两点啊,那如果想干好秘书工作需要提升哪些方面呢?”
一是要会写。如果希望从事秘书工作,平时就得在文字材料方面用心修炼、狠下功夫、多写多练、打下基础,多出作品。工作之余可以多向一些内部刊物上投投稿。
二是要用心。领导年纪都大了,要把他们当成自己的长辈去照顾,想到一步就要想深一步,多想一点,想周全一点。秘书的工作都是在平时,小事做好了,服务也就到位了。
三是要阳光。跟着领导就踏踏实实干活,心中要有正能量,在领导身边最怕的就是瞎琢磨,精于“算计”,利用领导的影响力摇旗呐喊。一定要把领导的意思放在第一位。
四是要健康。当秘书一定要身体好,因为很多时候需要加班、连轴转,今天有病请假,明天不舒服去医院,不仅耽误工作,领导也对你不放心。这就要养成良好的锻炼习惯。
五是要思考。秘书工作是件技术活、细活,也可以说是领导的第二个“大脑”,一边要接受任务,一边也要积极思考,只有不断地思考才能慢慢形成自己的工作思维。
“除了以上的几点,还有一些工作是靠平时慢慢悟,细细总结的,比如开会的时候至少要带两支笔,时刻带着一个小本本,现在手机方便多了,就可以随时做好备忘录,把重要的事情记下来。跟着领导服务,你不仅是追随者,更是观察者、主动学习者。领导不论是人品修养、素质能力,还是思路眼界、个人积累,总有值得我们去学习的地方,跟着学就对了。”
“但同样,秘书也不是那么好做的,除去能力不说,基本没有个人时间。最后要说一点的是,秘书工作虽然看着光鲜,即使能够得心应手的应对工作,也要做好两手准备,并不是所有的秘书都能够平步青云,有的领导可能只是一届,换了领导可能就会重新安排服务人员,如果这期间既没有晋升也没有别的去处,就会比较尴尬。而且因为从事过秘书,见过大领导,容易眼高手低,自信过度,如果不能摆正好自己的角色,看清形势,也很容易被‘闲置’,因此在做好服务的同时,也要不断的与时俱进,深耕自己的人品,提高自身的业务素质。你现在还年轻,如果真的有志于秘书工作,那可得狠下功夫,修炼本领,夯实基础,提升自己。”