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择要之法与语句选择——纪要写作之特殊技法例析
2012年7月1日起实施的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，“纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项”。《条例》非常明确地规定了纪要的适用范围，虽然其名称中去掉了“会议”两字，但仍然是会议的专用文种，用于对会议的主要情况和议定事项进行记载。
可以用来对会议进行记载的还有另外一个文种——会议记录。会议记录是对会议的实录，它与纪要的区别从“记”与“纪”两个字的不同上就可以看出。“记”的本义是“录事、记录”，而“纪”的本义是“别丝”，即理出丝绪。两个字的不同，提示着会议记录与纪要有明显区别。
首先，会议记录是一种实录，是用文字对会议整个过程的记录，理论上应该是有闻必录，完全客观真实地以文字反映会议过程。而纪要是择要而记，不追求全面完整，而是以对要点的准确抓取为目的。其次，从完成时间上看，会议记录一般在会上完成，与会议同步，会议结束，会议记录完成；
纪要则一般在会后完成，要求其与会议同步是不现实的，因为它必须经过后期的加工整理。最后，从二者的功能和归宿上来看，会议记录作为会议的实录，一般不对外公开，在现实功能发挥之后，则会转化为档案备查，备查是其主要功能；
而纪要则主要用于传达会议精神或贯彻会议决定，现实功能比较明显，当然最后也会转化为档案。会议记录与纪要虽然有区别，但也有联系，这主要体现在形成纪要的过程中。纪要在形成时的一个很重要的原始材料就是会议记录，纪要的形成离不开会议记录，会议记录是形成纪要的素材，而纪要是会议记录的高级形式。
纪要是法定公文中比较常用的种类，不仅要了解其基本写作要求，还要把握其写作技法。下面从择要之法和语句选择两个方面来谈谈纪要写作的特殊技法。
一、择要之法
纪要的主体部分须择要而记，具体的写作方法包括概述法、发言摘要法和归纳法三种。在上述三种写法中，以概述法使用最为普遍，也最简单，只要将会议的基本情况概括出来即可，因此它常常用于一般会议或小型会议。发言摘要法和归纳法常常用于重要会议、大型会议或内容相对复杂的会议，尽管基本写法容易掌握，但要真正用好这种写法，还是有一定难度的，对写作者的要求也较高，特别是概括要点这一过程。下面结合一篇案例进行说明。
XX集团公司人事行政部会议记录
会议时间：20XX年8月19日
会议地点：集团公司大会议室
与会人员：集团及各分子公司人事行政部全体员工
会议主题：下半年工作部署
×××：
介绍在座的每一位同事及其负责的工作。
下半年人力资源工作重点：
（1）下月开始推行新的绩效考核制度，下周四前提交各个公司的岗位职责。
（2）完善人才招募渠道：加强与应届优秀毕业生和在校优秀大学生的联系，重视技术工人的育与留的工作，采用多方式多渠道招聘更多的优秀人才，特别是港务公司的网架人才。
（3）完善员工内部档案管理工作。全面了解公司所在地的政策和相关法律法规等，包括合同签定，社保缴纳，用工规定，员工档案的具体要求（特别是港务公司）。部门经理及以上的员工档案在集团公司备份，部门经理以下的员工档案由各分子公司留存。
培训：
（1）各分子公司根据集团公司培训制度总则建立自己完善的培训制度，特别是新员工的入职培训，要高速高效地把他们培养成公司的人才，尤其是销售人才，因为在一线的销售员工是公司整体形象的体现,对他们的培训要及时。
（2）加强培训后的跟踪工作。对培训后的效果及时反馈，与被培训人员及其主管及时沟通，以便随后跟进培训内容,给出有效的培训规划。
对外宣传：
目前公司的对外宣传有两块：（1）集团月报，希望每一位员工都踊跃参与，特别是一线的员工。各分子公司人事行政部门要引起重视。（2）集团网站，新开分子公司设立新的网页。
公司活动的组织和员工福利：
在杭男员工组织盈都篮球队，女员工组织其他娱乐活动。
员工生日形式多样化，公司的关怀体现在具体的工作细节中,各分子公司可以有不同的方式：如举办生日会，发放由部门主管写的贺卡等等。
加强工作交流：
（1）通讯录每月31日更新后传至集团。
（2）每月2日前提供上月入职新员工情况、员工离职情况和上月培训总结。
（3）每月25日前提交下月培训计划和下月招聘计划。
纪要就是择要而记，因此“择要”就成为纪要写作的关键，特别是在采用发言摘要法和归纳法进行写作时，如果不知何为“要”，不知如何“择要”，纪要写作几乎是不可能完成的。那么，到底应该如何择要？
（一）从客体角度看，首先要明确何为“要”的问题。何为“要”？这不可一概而论，一般要结合会议类型、发言者的表达特点等进行分析。通常情况下，会议类型不同、会议内容不同，会议涉及的问题不同，同时会议的目标也不同，所谓的“要”也不同。例如，如果是部署工作类的会议，通常会议是以工作任务的部署和安排为主要内容，目标是将工作任务分派出去，使工作任务准时准点、保质保量地完成。对于这样的会议，任务的分派是重点，因此关于工作任务是什么、由谁来做、怎样做、什么时间完成、具体要求等就是“要”。如上面案例中对外宣传工作中集团网站工作涉及的“做什么”“谁来做”的问题，在会议记录中非常明确，就是要求集团分公司和子公司都要在集团网站设立新的网页，这就是“要”。再如“下月开始推行新的绩效考核制度，下周四前提交各个公司的岗位职责”，这项内容有明确的时间节点“下月”“下周四”，这涉及什么时间完成，这样的内容也是“要”。如果是讨论研究工作的会议，通常会议是以与会人员谈看法、谈意见为主要内容，大家各抒己见、畅所欲言，目标是形成一致意见，确定问题的解决方法。对于这样的会议，最终达成的意见、形成的决议是重点，研讨中每位与会人员的发言内容、会议形成的决议均可视为“要”，而每一位发言者的发言内容，则需要以其发言的落脚点为“要”，至于前面的开场、铺垫则不属于“要”。因为每个人讲话的特点不同，有些人喜欢一针见血、直奔主题，这样的发言通常“要”非常明显；
而有些人则喜好旁征博引、从外围突击，在判断是不是“要”时，就要拨开云雾，找出其发言的本意。最后要补充说明一点，会议最终形成的决定、决议或其他成果形式，无论从哪个角度看都应是“要”，有时甚至要一字不差地写入纪要。
（二）从主体角度看，还有一个如何择的问题。了解了什么是“要”，还要会择要，要了解择要的基本方法。从大的方面说，不论何种会议，择要时首先要摸清会议精神和会议主题，要围绕着会议精神和会议主题来“择”。一次大型或重要的会议，从会前的策划、会议筹备开始，首先要确定的就是会议的主题，它是会议是否需要召开、围绕什么召开以及如何召开的出发点，同时也是这次会议的落脚点，会议主题的实现是会议召开的意义所在。因此，在择要时可以从会议主题入手进行思考，凡是与主题紧密相关的材料就可以择来，与主题关系不紧密的就可以不择。获得会议主题的方法有多种，如果写作者全程参与了会议准备和召开的过程，则在参与的过程中对这个问题早有认识，即使没能全程参与，写作者也可以从对会议相关文件的阅读中获知会议主题。这里所说的会议文件有很多，除了会议记录，还有会议策划方案、会议筹备方案等，这些文件都会体现会议的主题，只要写作者认真去读、去思考，都很容易摸清。会议精神与会议主题稍有区别，相比之下显得更虚，不好捉摸，但一次会议下来，与会人员总会形成一些共识性的东西，只要参与会议，认真研读会议形成的材料，摸清会议精神也不成问题。如上述案例中，会议记录非常鲜明地体现了会议主题——部署下半年工作，择要时就要围绕下半年工作来进行。
（三）从细节上说，“择”的问题还涉及发言者，包括发言者的角色、职责以及发言的思路。首先，要根据发言者的角色来择要。角色不同，在会议中的任务不同，发言的角度就不同，这直接决定着其发言的目的和侧重点。例如讨论型会议主持人的发言通常是为了抛砖引玉，将问题提出，所以提出要讨论的问题以及说明解决问题的重要意义通常是其发言的侧重点；
而如果发言者是一般与会人员，则其发言的目的是提出自己对这一问题的看法，侧重对解决该问题提出自己的建议。因此，在择要时对于主持人这个角色来说阐述问题是“要”，而对于一般与会人员来说提出建议是“要”，“要”必须结合与会人员的身份、角色来择。
其次，要结合发言者的职责来择要。不论什么类型的会议，与会者通常是某一领域的工作人员或负责人员，其背后都有自己的业务领域或工作职责，所以在择要时也要考虑这一因素。例如部署工作的会议，一般以主要领导讲话为主，有时只针对某一个部门部署一项工作，有时部署一项工作任务但涉及几个部门，不论哪种情况，都是针对相关部门安排工作，提出要求。在对这些内容进行择要时，“择”的是哪个部门的“要”就要站在哪个部门职责的角度去考虑。比如某学校部署学生入学报到这项工作任务，分别涉及学校的系部、财务和学生管理等部门，纪要写作在择要时一定要将各部门的职责考虑进去。对于财务部门，择与收费及安全有关的内容；
对于系部，择与接待相关的内容；
对于学生管理部门，择与注册等相关的内容。
最后，要理清发言者的思路来择要。开会离不开讲话，只不过有时是以一个人讲为主，有时大家都要讲。不论哪种情况，在择要时都要考虑发言者的思路，只有摸清他的思路，才知道他讲话的真正目的。比如研究解决工作中存在问题的会议，通常情况下发言者会从现象（现状）到建议，那么很显然，在“择”的时候就应该跳过现象以建议为“要”。
如何准确择要是纪要写作的关键问题，上面谈的只是一些实践中的具体操作技法，工作中还需要将客体方面“要”的几种情况和主体方面如何“择”的几点要求综合考虑，不可拘泥其一。
二、语句选择
纪要的语言有其独特之处，如果不能掌握，要想写好纪要这个文种也是很难的。以下从两个方面进行论述。
（一）陈述对象。纪要的陈述对象是会议而不是人，这涉及一个表达角度的问题。实际写作中经常会出现这种情况，一篇纪要写出来，该择的择，该记的记，篇章结构也没有问题，但就是看着不舒服。仔细分析会发现，往往是表达角度出了问题。纪要所记是会议这个客体，并不是参加会议的人，不论人在会议中有多么重要的地位。这句话说起来容易，让人接受也不难，但在实际写作中要想真正把握住就比较困难了。
陈述对象的问题是写作中的普遍问题，它对于叙述来说是叙述角度问题，即使是其他非叙述表达方式如议论、说明等，也有一个表达角度的问题。因此无论写作何种文章，都存在着一个表达角度恰当与否的问题，表达角度不正确是写作中的一大缺陷。大家知道，一个陈述句，主语就是陈述对象，例如“某人被大风吹倒了”和“大风吹倒了某人”两个句子，前者以“某人”为陈述对象，后者以“大风”为陈述对象。仔细分析这两个句子，虽然它们表达的语意并没有区别，但因为陈述对象不一样，表达的效果就不一样，前者是告诉人们某人的境况是被大风吹倒了，后者是告诉人们风很大以至于把某人吹倒了。因为陈述对象不同就会产生不同的表达效果，这就要求写作者在写作时不要忽略陈述对象的问题。例如上例中，如果要表达的意思主要是某人怎样，就应该以“某人”为陈述对象，而如果要表达的意思主要是大风怎样，就应该以“大风”为陈述对象。
对于纪要这一文种来说，很显然要表达的是会议怎样，是会议情况的记载，所以通篇都应以会议为主要陈述对象。例如前面案例中的前言，可以写成：2016年8月19日，××集团公司人事行政部会议在集团公司大会议室举行，参加会议的人员有集团及各分子公司人事行政部全体工作人员，会议的内容是部署下半年工作。
这段话是以会议为陈述对象。对比下面这一写法：
20XX年8月19日，××集团公司人事行政部在集团公司大会议室举行会议，集团及各分子公司人事行政部全体工作人员参加会议，会议的内容是部署下半年工作。
这段话是以人员为陈述对象，它更像一则消息的开头而并非纪要的开头。类似这样的写法，在纪要的日常写作中并不鲜见。事实上，关于要以会议为陈述对象这一点，很多写作者是清楚的，但在实际写作中往往以人代会，喧宾夺主。尽管人们知道要使用“会议认为”“会议指出”“会议研究了”“会议决定”这样的短语作为语句的开头，但常常会有重要的与会人走上前台，站到“会议”之前，这就是前面所谈到的把握不住的情况。
（二）语词语句。纪要写作要使用符合现代语法规范的书面语。因为开会发言，大多数与会人员会使用口语，一些形成纪要的素材如会议记录，因为是对会议的真实记录，所以有时也会完全照搬发言者的语言，出现口头语或方言土语。但纪要是党政机关公文中的一种，其在用语上的基本要求是使用书面语，口语、方言土语等一般是不可入公文的，所以在写作纪要时，要对发言者的语言进行提炼，对其内容进行综合概括，将口语转化为书面语。例如下面一个会议记录的语段：“对犯规者一是教育，二是逗硬。‘不教而杀谓之虐’，我们先宣传教育，如果施工单位仍我行我素不执行，那时按文件逗硬处理，他们也就无话可说。”这个语段中两次出现的“逗硬”一词是四川方言，也可写成“斗硬”，有动真格、按原则办事的意思。虽然口语表达中的这个词语生动形象，很有气势，但写入纪要时一定要转换成书面语，比如可以转换成“照章办事”“坚持原则”等。
除词语外，现代汉语语法规范还包括语句的规范使用，例如语句类型的选择、语句表达的连贯流畅等。会议发言是以口头表达为主，会议记录很大程度上与发言者的语言保持一致，口语化程度比较高，这对纪要写作会形成一定程度的干扰。口语表达的一个特点是短句多，这是为了适合口耳相传的一种选择，那种句子结构完整、表达十分严谨的语句相对来说比较少，一般很少使用修饰限制成分，即使使用也会分成几个句子，很少使用长句。口语表达的另一个特点是语序不严谨，倒装句多，因为是面对面的交流，所以完全不会影响表达效果。口语表达的两个特点，恰恰是纪要写作时要力求避免的，而当我们根据会议记录来写纪要时，又常常会受到会议记录语言的干扰。因此，在纪要写作中，一定要排除干扰，从口头语体中跳出，使用书面语体进行表达。第一，在句式上，要选择语法结构完整的语句，做到表意严密，以不产生歧义、不造成阅读理解困难为第一要务；
第二，要做到语句之间语意连贯，语气流畅，文通字顺，一气呵成。要真正做到上述两点，只是主观上认识到还不够，还需要进行语言的锤炼。
此外，在纪要写作的语词语句的选择上还要注意变化，防止语言干瘪乏味。因为纪要写作中有一些常用的短语如“会议讨论了”“会议研究了”“会议指出”“会议认为”等，所以在写作时容易出现整齐划一、缺少变化的情况，读来使人感觉单调乏味。写作中要注意句式的变化，不要让同一个短语接连反复出现。
上述案例中的会议记录本身并不完善，但基本记录下了这次会议的主要内容，现根据这份会议记录，整理改写成纪要如下：
××集团公司人事行政部会议纪要
20XX年8月19日，××集团公司人事行政部会议在集团公司大会议室举行，参加会议的人员有集团及各分子公司人事行政部全体工作人员，会议的主要内容是部署下半年工作。具体如下：
会议首先部署了下半年人力资源工作。下半年人力资源主要工作有：从下月开始推行新的绩效考核制度，下周四前提交各个公司的岗位职责；
采用多方式多渠道招聘更多的优秀人才，特别是港务公司的网架人才；
完善员工内部档案管理工作，特别是港务公司人员的档案管理工作，部门经理及以上的员工档案在集团公司备份，部门经理以下的员工档案由各分子公司留存。
关于培训工作，会议要求各分子公司要根据集团公司培训制度总则建立自己的培训制度，对新员工特别是销售方面的员工要及时进行入职培训；
培训后要与被培训人员及其主管及时沟通，跟进培训内容,给出有效的培训规划。
此外，会议要求新开分公司、子公司要在集团网站设立新的网页。在杭男员工组织盈都篮球队，女员工组织其他娱乐活动。员工过生日的形式可以是举办生日会、发放由部门主管写的贺卡等。
最后，会议详细部署了对外交流工作，要求通讯录每月最后一天更新后传至集团；
每月2日前提供上月入职新员工情况、员工离职情况和上月培训总结；
每月25日前提交下月培训计划和下月招聘计划。
出席：×××，×××，×××，×××，×××，×××。
请假：×××。
列席：×××，×××。
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