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如何提高机关公文写作质量
“写作”不是“拿起笔来就写”这么简单，用系统观点看，写作是一个过程，从大的方面看，这个过程由构思、草拟、修改等环节构成，不是一个单一动作，显然是一套前后连贯的“组合拳”。笔者结合多年来参与机关文字材料起草的感悟和从事文书写作教学的体会，感到提高公文写作水平应特别注意以下几个方面：
一、写好机关公文的重要意义
机关公文无小事，要真正提高写作能力，写好文章确实不是一件易事。希望大家认识到写作公文的重要意义：一是法规性。机关公文，是机关在处理公务中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是保证机关各项工作有序高效运转的重要条件，是机关履行职能的重要途径和形式，从而组织管理单位各级公务，对部门实施领导的过程。做好机关公务处理工作，是正规化建设的重要内容。二是基本功。公文写作是文字表达能力的重要形式，是机关干部必须掌握并具备的基本功，是机关干部履行职责躲不过、绕不开的份内事，无论是领导还是科员，都离不开文字工作。各级机关选人进人考察的重点就是文字功底，是机关干部必备的业务素质。三是综合性。机关公文的写作过程也是锻炼和提高机关干部素质的过程，一份文件写的好不好、及时不及时，既是领导机关工作质量和工作效率的体现，也是机关干部思想水平、工作作风、业务能力强弱的重要标志。公文写作不单纯是写作的方法技巧，而是机关领导、职能部门、工作人员的思想水平、工作经验、知识储备、文字表达等各方面的综合反映。
二、机关的基本公文格式
（一）公文页边、版心尺寸与行间距
页面天头（上白边）为：37mm;页面订口（左白边）为：28mm;页面右白边为：26mm;页面下白边为：35mm,版心尺寸为：156mmx225mm(不含页码）；
段落行距为固定值28磅，如有特殊情况可自行设置。
（二）标题及正文
标题用“二号方正小标宋简体”标识，一般在版心上部居中位置排布。正文在标题下另起一钉开始，中间行距为1行，每自然段第一行左侧空两个字（首行缩进2字符），回行顶格。正文最多可设四层小标题：①一级标题用“一、二、三”标识，字体为“黑体”，字号为三号；
②二级标题用“（一）、（二）、（三）”标识（标识后不加标点符号），字体为加粗“楷体GB2312”，字号为三号。标题在段落内，如“一是、二是、三是”，字体同标识一致；
③三级标题用“1.”、“2.”、“3.”标识（标识后不加标点符号），字体为加粗“仿宋GB2312”，字号为三号。标题在段落内，如“一是、二是、三是”，字体同标识一致；
④四级标题用“（1)、（2)、（3)”或“①、②、③”标识（标识后不加标点符号），字体同正文一致。
（三）署名
单一机关制发的公文，署名位于正文右下方，成为日期（一般为三号“仿宋GB2312”字体，标出年、月、日，统一用阿拉伯数字）在署名正下方适当位置标识；
需要印章时，印章图案摆正，在单位署名与成文日期正中央、距正文下侧一行左右距离处下压。
（%1） 无正文说明
机关在印发对下红头文件或对上请示报告时，正文排完版后所剩空白处不足以排下署名和成文日期时，应当将署名及成文日期另起一页标识，并用三号“仿宋GB2312”字体在空白页面天头第三行居左处空2字符，标识“（此页无正文）”字样。
（五）页码
页码用四号宋体阿拉伯数字标识，一般置于我们所用A4型纸版心下边缘之下一行，数字左右各插入一条水平条（在特殊符号中选择），水平条距数字一个半角空格，例如：“-1-”，水平条和数字均用四号宋体标识，页码距离页脚底端23mm。页码自公文首页开始标识；
双面打印时，奇数页码置于页脚最右侧，偶数页码置于页脚最左侧。
（%1） 附件
附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。附件一般用三号黑体字在附件内容左上角第一行项格标识“附件（或带序号）”字样，如附件与公文主件不能一起装订，可单设页码。附件后面不加标点符号，附件项目多时可在附件后加阿拉伯数字编号。
（%1） 装订
公文应当左侧装订，不掉页，不错页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。任意两页页码位置误差不超过4mm.装订的订位为两个，A4型纸两钉外侧订眼距纸上下各位70mm,允许误差不超过4mm,距左侧距离为10mm,允许误差不超过3mm。
三、拟写公文容易出现的问题
通常公文内容上容易出现的问题主要有七个：①贪大求全，泛泛而谈。就是写了很多，却没写到点上。②重复雷同，千人一面。就是天下文章一大抄，没有具体的指导性。③说理肤浅，苍白无力。就是逻辑简单，没有考虑周全，不能服人。④缺少素材，内容干瘪。就是内容大而化之，空对空、走形式，没有干货。⑤空泛议论，对策不力。就是纸上谈兵，没有掌握实情，各类措施针对性不强。⑥枯燥呆板，缺乏文采。就是不使用专业术语，文字不优美，文字水平太低。⑦粗疏马虎，时有差错。就是内容不准确，有低级错误，跟实际情况不符。而在格式中易出差错的地方主要有七个：①正文以外部分易出差错。在校对中，往往比较注意正文部分，却容易忽视标题、发文字号、落款、日期等方面，以致造成差错。②错别字。字形笔画相似、读音相似的字易出差错。比如己与已、拔与拨、值与执等，极易混淆。③人名易出差错。有的命令和通令中常出现人名差错，主要原因或是起草人员凭平日印象撰写，校对时粗心大意。④接转之处易出差错。页与页、段与段、句与句的起承接转，如不认真校对，往往漏字或重复。⑤公文结构层次序数号易出差错。有些公文内大标题套小标题，段落多，容易出现错用序数号或漏掉、重复的差错。⑥间距易出差错，格式不统一，时密时疏，全文段落间距、字间距没有统一规范的磅数。⑦数据容易出差错。有些公文涉及大量数字，而且比较集中。打字、排版和校对人员稍一疏忽就可能出现漏打、排错某些数据的问题。出现上述问题的原因是多方面的，但主要是以下三个方面：一是写作理论知识不扎实，主要表现在日常工作中不注重写作理论知识的学习和积累，对新规定、新条例、新形势掌握不准。二是工作态度不认真，对提高公文拟制质量的意义和重要性认识不足，存在得过且过思想，工作态度不够端正，比如出现错别字、拟制文件时照搬照抄、应付差事等问题。可现在很多机关同志对此认识不够高。患上了“材料恐惧症”，想写材料的人很少，能写的人更少，想写又能写的人少而又少。三是领会领导意图不准确，如有些机关人员对领导意图领会不准，对基层情况若明若暗，闭门造车拟写文字材料，或者掺杂个人感情，加入个人意见等等。
%1、 写好公文的方法
根据个人一点点实践的心得，我认为，要写好公文归纳起来主要是六个重点：
一是源在动力。愿干事、想干事是干成事的前提基础，公文写作也概不例外。文字工作堪称机关“第一难事”。正因如此，我们有些机关同志对写材料压力过大、动力不足、用力不够，出现了怕写材料。躲写材料、应付写材料的现象。有的怕挨批评、怕反复，经不起折腾、没通过、打回来了、就灰心丧气。甚至抱怒、发车骚、不想搞。没有动力是写不好材料的，有了动力通过努力就可能把材料写好，至少可以写好一般性的材料。想写、愿写、主动写、自觉写，不怕反复，不怕失败，不断提高自己的写作能力，使自己在机关立得住、有成就、走得远。
二是重在学习。机关人员必须具备深厚的理论功底、较高的文学素养和宽广的知识面，只有这样，写材料的“源头活水”才能取之不尽、用之不竭。作为业务部门的机关干部对本行业本系统有哪些工作，这些工作有什么特点，上级的指示要求是什么，规章制度有哪些，本级的措施方法是什么，一个阶段抓到何种程度，抓了以后有什么经验和教训，等等，都要了如指掌、心中有数。作为综合部门的机关干部就要对机关和单位各项工作都非常了解、非常熟悉。
三是勤在练笔。常写笔下生花，提高文字水平，没有捷径可走，不下水的人永远学不会游泳。万事开头难，敢写就不难。机关同志要树立想写材料、愿写材料、敢写材料的思想，勤动手，多练笔。逼着自己静下来、坐下来，把第一行写出来，排除畏难情绪。只有不停步的练笔，不断积累写作经验，不断探索写作技巧，才能熟练生巧，下笔有神。总结起来就是“四要”：多看范文套着写。多打腹稿悟着写。多逼自己急着写。多闯新路探着写。
四是巧在方法。一是搜集材料，形成提纲。收集材料要越丰富越完善越好。在此基础上分析材料找出规律，运用规律形成提纲、写作提纲通常有并列式、递进式、因果式、综合式等。二要适用材料，初成腹稿。紧扣提纲驾驭材料，对照提纲补充材料。每一段、每一层写什么、用什么材料，要搞好布局，搭好框架。“添砖加瓦”。三要一气呵成，快成初稿。写一篇文章就象打一场仗，写手需要始终处于“请战、激战、善战、巧战”的状态，做到“全力以赴、全神贯注、全身投入，一气呵成。把文稿写出来，减轻心理压力。
五是摸清情况。一要吃透上情。主要是准确领会领导的写作意图，起草人要“关起门来当领导”，站在领导的角度分析、立意、谋篇、善于抓“点”、连“线”、扩“面”、构“体”，了解掌握领导意图常用的方法是：面对面的询问意图，拟出提纲打探意图，写出草稿引出意图，交流看法修改完善意图。二要摸准下情。对某项工作在单位落实的现状要把准，有什么好的特点，存在什么问题，发展的趋势是什么、需要注重改进什么，都要一清二楚，三要熟悉旧情。对某项工作在基层单位过去落实的情况也要非常熟悉，以进行纵向比较。四要了解邻情。对某项工作在友邻乡镇，在全县甚至在市、省的落实情况也要有所了解，好的可提出学习借鉴，不足之处可以引出警示思考。
六是贵在坚持。写作是长期的积累，切忌苛求一题而就、一次成稿、一学成名，常言说的“文章不厌千回改”就是这个意思。一是自己检验自己；
二是请他人检验自己；
三是不怕领导检验自己；
四是让时间和实践检验自己。
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